Постоянное общение с партнерами, читателями, коллегами или клиентами сейчас в 80% случаев сводится к переписке по электронной почте. При том, что мы постоянно пишем, читаем, пересылаем и комментируем электронные послания, лишь небольшая часть людей задумывается над тем, как сделать свои письма результативнее. Давайте поговорим, как вообще сделать так, чтобы ваши письма хотя бы читали, а не просто отправляли с ходу в корзину или нажимали кнопку «Fwd to…»
Избегайте словосочетания «Доброго времени суток», бесконечного «Вы» с большой буквы, длинных предложений с множеством запятых. Не надо «воды», которую привыкли «лить» во вводной части писем «профессиональные секретари» и менеджеры по продажам. Вы тратите свое время, набирая эти бесполезные «реверансы» и комплименты; а потом свое время тратит еще и получатель письма.
Сделайте подпись в письме максимально информативной. Включите туда свои основные онлайн-данные для контакта. Очень полезно добавить в подпись ссылку на личный сайт-визитку или на профиль в LinkedIn / Facebook (только предварительно наведите в этих профилях порядок и актуализируйте свои данные и предыдущие / текущие места работы).
Не спешите сразу отправлять письмо. Сохраните написанное в черновиках, вернитесь к письму через полчаса — и вычитайте повторно всё, что написали, обдумайте еще раз формулировки и манеру, в которой вы намерены общаться с получателем. Особенно этот совет касается случаев, когда кому-то надо отправить по электронной почте отказ, критику, набор правок и замечаний, претензию и т.д.
Не пишите «километры текста.» Сфокусируйтесь на основном посыле и call-to-action (что конкретно вы хотите от получателя, что он / она должны сделать, получив ваше письмо: позвонить, ответить, составить список, подтвердить условия и т.п.) Все подробности и уточняющие детали, вопросы и предложения стоит представить не в «теле» письма, а с помощью вложенных файлов (лучше всего используйте текстовые файлы с минимумом картинок в форматах .doc, .docx, .pdf)
Важные письма старайтесь всегда отправлять с утра, а сами отвечайте на письма во второй половине дня. Причина проста: если что-то хотите узнать / уточнить / затребовать к выполнению, то надо, чтобы это попало в список дел и задач до того, как день перейдет в фазу «после обеда». Если же вы получили письмо с утра, то надо собрать всю информацию, выяснить то, чего вам не хватает для полного ответа, — и уже после обеда вы сможете предоставить полный ответ тому, кто вам написал.
Презентация для лифта
В бизнесе есть термин «презентация для лифта». Представьте, что вы предприниматель, пытающийся получить инвестиции для своего дела. Вы внезапно встречаете в лифте главного инвестора. Ваша задача — быстро продать инвестору идею, рассказав всё самое главное. Но у вас есть ограничение по времени — как только лифт остановится, инвестор уйдёт.
Обозначьте цель
В первых предложениях вашего письма должна быть указана цель. Не заставляйте собеседника искать между строк то, чего вы от него хотите. Будьте вежливы и тактичны, но постарайтесь как можно быстрее перейти к цели своего письма.
Не стоит считать себя центром планеты
Есть несколько вещей, которых вы хотите добиться, отправив письмо занятому человеку. Либо вы хотите установить с ним связь, либо хотите от него что-то получить. Несмотря на то, что я рекомендовал в прошлом пункте, надо знать меру.
Если вам что-то нужно, скажите что, а затем почему это будет выгодно мне. Занятые люди иногда готовы помочь безвозмездно, но если вы можете дать что-то взамен, то ваши шансы увеличатся.
Отформатируйте письмо
Не посылайте стену текста. Используйте пробелы между абзацами. Отправляя ужасное и перегруженное письмо, вы создаёте проблему мне, а как следствие, и себе.
Используйте цифры
Отвечать на структурированные письма мне гораздо удобнее. Если я вижу письмо, где основные идеи разделены на пункты, мне проще ответить на каждый пункт по отдельности. Чем проще мне ответить на письмо, тем больше шансов, что я всё-таки на него отвечу.
Отправляйте снова
Я тоже использую этот трюк. Если вы не получили ответа на письмо, копируйте его и отправляйте снова. Не добавляйте туда дополнительный текст, не спрашивайте меня, получил ли я предыдущее письмо. Просто отсылайте то же самое.
Не отправляйте NDA
Пожалуйста, не отправляйте пресс-релизы своих самых лучших, фантастических и инновационных продуктов, вдобавок прося меня подписать NDA (соглашение о неразглашении). Помните, что занятые люди не сидят без дела в ожидании нового письма от неизвестной компании с просьбой подписать NDA. Если у вас действительно важный проект, найдите другой способ его описать.
Стоит ли задавать вопросы
Да, но если вы знаете, что у человека много дел, то можете воспользоваться небольшой хитростью.
Разделите свои вопросы на несколько частей и отправьте первую. После получения ответа отправьте следующую часть и так далее.
Я понимаю, что вам хочется получить ответы на все вопросы, но, разделяя вопросы на части, вы показываете, что цените моё время.
Без жаргона
Если вы пишете жаргонные слова, которые понятны только людям из вашей сферы, потрудитесь подумать о том, смогу ли понять их я.
Будьте смешными
Время, которое вы потратили с удовольствием, не считается потраченным.Джон Леннон
Для этого пригодится любой инструмент. Не стоит начинать письмо смешным анекдотом, но вставленная в нужное место гифка увеличит ваши шансы на получение ответа.